Als werkgever moet je bij elke nieuwe functie, reorganisatie of interne doorgroei een schaal en een periodiek vaststellen. Dat is geen administratieve formaliteit: een slecht onderbouwde inschaling kan leiden tot een gegrond bezwaar, een nabetaling met terugwerkende kracht, of een claim wegens ongelijke beloning. In dit artikel lees je hoe je een functie correct waardeert, hoe je schaal en periodiek uit elkaar houdt, en hoe je een bezwaar van een werknemer zorgvuldig afhandelt.

Wat is functiewaardering en wanneer moet je de schaal onderbouwen?

Functiewaardering is het systematisch beoordelen van een functie op basis van vooraf vastgestelde factoren — taken, verantwoordelijkheden, benodigde kennis, beslissingsruimte — om te bepalen welke salarisschaal daarbij hoort. Ben je aan een cao gebonden of is deze algemeen verbindend verklaard, dan ben je als gebonden werkgever verplicht de cao-functie-indeling, schalen en bezwaarprocedure toe te passen (artikel 9 Wet CAO, artikel 2 Wet AVV). Heb je geen cao, dan moet je een eigen functiewaarderingssysteem vooraf vastleggen: beoordelingsfactoren, weging, koppeling naar schalen en een revisieprocedure.

Let op: het invoeren of wijzigen van een beloningssysteem of functiewaarderingssysteem vereist instemming van de ondernemingsraad (artikel 27 lid 1 onderdeel c WOR) — tenzij het onderwerp al uitputtend in de cao is geregeld (artikel 27 lid 3 WOR).

Van functiebeschrijving naar schaal: de stappen

  1. Beschrijf de functie, niet de persoon. Leg vast: doel van de functie, kerntaken, verantwoordelijkheden, beslissingsruimte, vereiste kennis en organisatorische positie.
  2. Waardeer de functie volgens het cao-systeem of je eigen vastgestelde systeem, op basis van de structureel opgedragen werkzaamheden. Incidentele projecten of tijdelijke vervanging verhogen de functie niet automatisch.
  3. Bepaal de schaal die bij de functie hoort (functie-indeling) en apart daarvan het periodiek of salarisbedrag van de individuele werknemer (inschaling).

Deze twee beslissingen — functie-indeling en individuele inschaling — worden vaak door elkaar gehaald. Houd ze bestuurlijk en administratief gescheiden: de schaal hoort bij de functie, het periodiek bij de werknemer.

Schaal, periodiek en peildata: houd ze uit elkaar

Er is geen wettelijke standaardpeildatum voor functiewaardering of inschaling — die volgt uit de cao, de arbeidsovereenkomst of je eigen salarisregeling. Registreer daarom apart: de datum waarop de werknemer feitelijk andere werkzaamheden ging verrichten, de datum waarop de functiewijziging formeel is vastgesteld, de ingangsdatum van de nieuwe schaal, de eerstvolgende periodiekdatum, en de datum waarop de werknemer het besluit schriftelijk ontving.

Dit is meer dan administratieve netheid: als een werknemer aantoonbaar al vanaf een eerdere datum een hoger gewaardeerde functie vervulde, kan dat leiden tot een nabetaling vanaf dat eerdere moment. Loonvorderingen verjaren pas na vijf jaar (artikel 3:308 BW) — een interne bezwaartermijn neemt dat recht niet zomaar weg.

Zo behandel je een bezwaar tegen de inschaling

Volg de cao-bezwaarprocedure als die bestaat. Is die er niet, hanteer dan een vaste, schriftelijke procedure:

  • bevestig de ontvangst van het bezwaar en vraag om een onderbouwing met functiebeschrijving en feitelijke taken;
  • laat de beoordeling doen door iemand die niet het oorspronkelijke besluit nam;
  • toets de feitelijke, structurele werkzaamheden aan de functiebeschrijving — niet aan de functietitel of de gewenste beloning;
  • geef de werknemer inzage in de gebruikte functiebeschrijving, waardering en motivering;
  • beslis schriftelijk en gemotiveerd, met een duidelijke ingangsdatum, en verwerk een gegrond bezwaar met nabetaling en loonstrookcorrectie.

Maak in de beslissing expliciet onderscheid tussen de juistheid van de functiebeschrijving, de waardering, de schaal en het individuele periodiek. Zo is helder welk onderdeel wel of niet wijzigt.

Gelijke beloning: objectieve criteria zijn verplicht

Je mag werknemers in een gelijke of gelijkwaardige functie niet ongelijk belonen op grond van geslacht (artikel 7:646 BW). Een loonverschil kan verdedigbaar zijn als het berust op objectieve, consequent toegepaste criteria zoals relevante ervaring, dienstjaren of vastgelegd functioneren — niet op ‘marktconformiteit’ zonder dossier. Bewaar daarom per inschalingsbesluit de toegepaste criteria. Met de aankomende Wet loontransparantie mannen en vrouwen (Kamerstuk 36949, beoogde inwerkingtreding 1 januari 2027) nemen de eisen aan een objectief en transparant functiewaarderingssysteem verder toe.

Veelgemaakte fouten

De functietitel of het diploma bepalend maken

Je waardeert op basis van de titel of het diploma, in plaats van de feitelijk structureel opgedragen werkzaamheden. Gevolg: de inschaling houdt geen stand bij een bezwaar of toetsing. Beoordeel altijd de daadwerkelijke taken en verantwoordelijkheden.

Schaalindeling en startperiodiek door elkaar halen

Je behandelt de schaal (bij de functie) en het periodiek (bij de werknemer) als één beslissing. Gevolg: onduidelijke onderbouwing en een zwakkere positie bij een bezwaar. Splits beide besluiten expliciet in je administratie.

Een hogere functie laten uitvoeren zonder toeslag of regeling

Je laat een werknemer tijdelijk zwaardere taken doen zonder schriftelijke waarnemingsregeling of toeslag. Gevolg: onduidelijkheid of dit een duurzame functiewijziging is geworden, met een risico op structurele herindeling met terugwerkende kracht. Leg tijdelijke waarneming altijd schriftelijk vast.

Bezwaar afdoen zonder motivering

Je wijst een bezwaar af met alleen de mededeling dat ‘de functie al is ingedeeld’. Gevolg: een zwak dossier bij een vervolgprocedure. Motiveer elke beslissing met de functiebeschrijving, de waardering en de toegepaste criteria.

Bij een nieuw functiehuis salarissen verlagen zonder instemming

Je voert een nieuw functiewaarderingssysteem in en verlaagt daarmee bestaande salarissen, zonder instemming van de werknemer of een beroep op een schriftelijk wijzigingsbeding. Gevolg: de verlaging is niet zonder meer geldig (artikel 7:613 BW). Regel een overgangsregeling of vraag expliciet instemming.

Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen

Functiewaardering en inschaling raken meteen je cao, de WOR en het gelijkebeloningsrecht tegelijk. Pascal-AI helpt je die dossiers snel naast elkaar te leggen.

  • Je checkt of jouw functiewaarderingssysteem en bezwaarprocedure aansluiten bij de geldende cao.
  • Je vraagt na of een wijziging in het beloningssysteem instemmingsplichtig is bij de OR.
  • Je laat een concept-beslissing op een bezwaar tegen de inschaling opstellen, met de juiste onderbouwing.
  • Je toetst of een loonverschil tussen werknemers in een gelijkwaardige functie op objectieve criteria berust.