Als werkgever loop je er vroeg of laat tegenaan: een medewerker die structureel te laat komt, afspraken niet nakomt of onvoldoende presteert. Een officiële waarschuwing is dan vaak je eerste formele stap. Maar een waarschuwing die juridisch niet klopt, is later waardeloos — zeker als het tot ontslag komt. In dit artikel lees je wat een officiële waarschuwing is, waaraan hij moet voldoen, hoe je hem geeft en welke fouten je moet vermijden.

Wat is een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing is een formele, schriftelijke mededeling waarin jij als werkgever vastlegt dat het gedrag of het functioneren van een werknemer niet acceptabel is, wat er moet veranderen en wat de gevolgen zijn bij herhaling. De waarschuwing staat niet als zodanig in de wet, maar vloeit voort uit goed werkgeverschap (artikel 7:611 BW). Vooral bij een later ontslag wegens disfunctioneren (artikel 7:669 lid 3 sub d BW) of verwijtbaar handelen (artikel 7:669 lid 3 sub e BW) is de waarschuwing onmisbaar bewijs.

Belangrijk om te weten: een waarschuwing is niet hetzelfde als een berisping. Een waarschuwing is preventief — je wijst de werknemer op verbeterpunten en biedt een kans om het gedrag aan te passen. Een berisping is zwaarder en heeft het karakter van een disciplinaire sanctie. In beide gevallen geldt dat je de maatregel schriftelijk moet vastleggen.

Wanneer geef je een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing is op zijn plaats bij:

  • disfunctioneren, wanneer een werknemer ondanks feedback onvoldoende presteert;
  • verwijtbaar gedrag, zoals herhaald te laat komen, ongeoorloofd verzuim of het negeren van instructies;
  • het schenden van bedrijfsregels of protocollen, bijvoorbeeld rond veiligheid of gedragscodes.

Waaraan moet een geldige officiële waarschuwing voldoen?

Een waarschuwing die bij de rechter standhoudt, bevat vijf elementen:

  1. Duidelijkheid. Beschrijf concreet welk gedrag of welke prestatie niet voldoet, met data en voorbeelden. “Houd je aan de afspraken” is te vaag.
  2. Onderbouwing. Leg de feiten vast: wat gebeurde er, wanneer, en waarom is dat een probleem?
  3. Verbeterkans. Maak duidelijk wat je verwacht en op welke termijn de werknemer dat moet laten zien.
  4. Gevolgen. Vermeld expliciet dat herhaling kan leiden tot verdergaande maatregelen, tot ontslag aan toe.
  5. Vastlegging. Zet de waarschuwing op schrift en voeg hem toe aan het personeelsdossier.

Zo geef je een officiële waarschuwing

Doorloop deze stappen in deze volgorde:

  1. Onderzoek de feiten en pas hoor en wederhoor toe: laat de werknemer zijn kant van het verhaal geven.
  2. Stel de waarschuwing schriftelijk op, met de vijf vereisten als checklist.
  3. Overhandig de waarschuwing in een gesprek en licht de inhoud toe.
  4. Vraag de werknemer om voor ontvangst te tekenen. Weigert hij, stuur de brief dan aangetekend of per e-mail met leesbevestiging en leg de weigering vast.
  5. Archiveer de waarschuwing, het gespreksverslag en de verbeterafspraken in het personeelsdossier.

Waarschuwing en dossieropbouw: waarom dit telt bij ontslag

Wil je een werknemer wegens disfunctioneren of verwijtbaar handelen ontslaan, dan toetst de kantonrechter je dossier (artikel 7:671b BW). Je moet aantonen dat de werknemer is gewaarschuwd, een reële verbeterkans kreeg en dat alles is gedocumenteerd. Eén waarschuwing is zelden genoeg: de rechter wil een consistent opgebouwd dossier zien. Wat er op het spel staat:

  • Afwijzing van het ontbindingsverzoek: de werknemer blijft in dienst en het loon loopt door.
  • Transitievergoeding: 1/3 bruto maandsalaris per gewerkt dienstjaar, in 2026 met een maximum van €102.000 bruto of één bruto jaarsalaris als dat hoger is.
  • Billijke vergoeding: heb je zelf aangestuurd op een conflict, dan kan de rechter een extra vergoeding toekennen — in het mkb meestal €5.000 tot €35.000.

Hoeveel waarschuwingen zijn nodig voor ontslag?

Er bestaat geen wettelijk minimum aantal waarschuwingen. Wat de rechter beoordeelt, is of je de werknemer voldoende duidelijk hebt gemaakt wat er schort, wat je verwacht en wat er op het spel staat — en of hij een reële kans kreeg om te verbeteren. Bij ernstig verwijtbaar gedrag, zoals diefstal of agressie, kan één waarschuwing of zelfs direct ontslag op zijn plaats zijn. Bij disfunctioneren verwacht de kantonrechter juist een opbouw: meerdere gesprekken, een verbetertraject en herhaalde, schriftelijke waarschuwingen.

Veelgemaakte fouten bij een officiële waarschuwing

Deze fouten zie je in de praktijk het vaakst — en ze zijn allemaal te voorkomen.

Alleen mondeling waarschuwen

Een mondelinge waarschuwing is bij de rechter geen bewijs. Bevestig elk waarschuwingsgesprek daarom altijd schriftelijk, ook als je het gesprek mondeling bent begonnen.

Te vaag omschrijven

“Het functioneren moet beter” biedt geen echte verbeterkans en telt niet mee bij een ontslag wegens disfunctioneren. Maak concreet en meetbaar wat er anders moet.

Geen verbeterkans bieden

Zonder redelijke termijn en begeleiding houdt de d-grond geen stand. Koppel de waarschuwing daarom aan een concreet verbetertraject met duidelijke afspraken.

De waarschuwing niet archiveren

Een brief die niet in het personeelsdossier zit, bestaat juridisch niet. Leg de waarschuwing, het gespreksverslag en de afspraken centraal en vindbaar vast.

Wat Pascal-AI voor jou kan betekenen

Twijfel je of je waarschuwing juridisch klopt of hoe je een sluitende waarschuwingsbrief opstelt? Pascal-AI is jouw virtuele assistent voor arbeidsrecht en helpt je bij elke stap:

  • Direct antwoord op je vragen over waarschuwen, dossieropbouw en ontslaggronden;
  • Opstellen van een juridisch correcte waarschuwingsbrief, gespreksverslag of verbeterplan;
  • Controleren of je dossier sterk genoeg is voor een eventueel ontslagtraject;
  • Antwoorden op basis van actuele wetgeving en de cao die voor jouw organisatie geldt.

Zo waarschuw je juridisch correct, bouw je een sterk dossier op en voorkom je dure fouten later in het traject.

Veelgestelde vragen

Hoeveel officiële waarschuwingen mag je geven voordat je ontslag mag aanvragen?

Er is geen wettelijk maximum. Wat telt, is dat je de werknemer duidelijk hebt gewaarschuwd, een reële verbeterkans hebt geboden en alles hebt vastgelegd. Bij disfunctioneren verwacht de rechter een opbouw van meerdere waarschuwingen; bij ernstig verwijtbaar gedrag kan één waarschuwing of zelfs direct ontslag volstaan.

Een mondelinge waarschuwing is toegestaan, maar bij een geschil geldt: wat niet is vastgelegd, bestaat juridisch niet. Bevestig een waarschuwing daarom altijd schriftelijk en voeg hem toe aan het personeelsdossier.

Tekenen is alleen een ontvangstbevestiging, geen instemming met de inhoud. Weigert de werknemer, stuur de brief dan aangetekend of per e-mail met leesbevestiging en leg de weigering schriftelijk vast.

Ja. De werknemer kan schriftelijk zijn visie geven, die je aan het dossier toevoegt. In het uiterste geval kan hij de rechter vragen een aantoonbaar onterechte waarschuwing uit het dossier te laten verwijderen.

Er is geen wettelijk maximum. Wat telt, is dat je de werknemer duidelijk hebt gewaarschuwd, een reële verbeterkans hebt geboden en alles hebt vastgelegd. Bij disfunctioneren verwacht de rechter een opbouw van meerdere waarschuwingen; bij ernstig verwijtbaar gedrag kan één waarschuwing of zelfs direct ontslag volstaan.

Een mondelinge waarschuwing is toegestaan, maar bij een geschil geldt: wat niet is vastgelegd, bestaat juridisch niet. Bevestig een waarschuwing daarom altijd schriftelijk en voeg hem toe aan het personeelsdossier.

Tekenen is alleen een ontvangstbevestiging, geen instemming met de inhoud. Weigert de werknemer, stuur de brief dan aangetekend of per e-mail met leesbevestiging en leg de weigering schriftelijk vast.

Ja. De werknemer kan schriftelijk zijn visie geven, die je aan het dossier toevoegt. In het uiterste geval kan hij de rechter vragen een aantoonbaar onterechte waarschuwing uit het dossier te laten verwijderen.