Een goed georganiseerde personeelsadministratie zorgt ervoor dat jouw organisatie altijd beschikt over actuele en correcte informatie over werknemers.
Waarom is personeelsadministratie belangrijk?
1. Wettelijke verplichtingen
Als werkgever ben je verplicht om bepaalde gegevens van werknemers te registreren en te bewaren. Denk hierbij aan arbeidsovereenkomsten, loonstroken, en gegevens over verlof en ziekte. Daarnaast stelt de AVG strenge eisen aan het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot boetes of juridische geschillen.
2. Efficiëntie en overzicht
Een goed ingerichte personeelsadministratie voorkomt fouten en bespaart tijd. Door processen te digitaliseren en te automatiseren, kun je bijvoorbeeld eenvoudig verlofaanvragen verwerken of salariswijzigingen doorvoeren.
3. Risicobeheersing
Onvolledige of incorrecte administratie kan leiden tot juridische problemen, zoals geschillen over arbeidsvoorwaarden of onjuiste loonbetalingen. Een up-to-date administratie helpt je om deze risico’s te beperken.
Hoe pak je personeelsadministratie aan?
1. Breng de basis op orde
Begin met het inventariseren van alle personeelsgegevens en documenten. Zorg ervoor dat je beschikt over:
- Arbeidsovereenkomsten en eventuele addenda.
- Kopieën van identiteitsbewijzen (let op de AVG-regels).
- Loonstroken en salarisadministratie.
- Verlof- en verzuimregistratie.
- Eventuele correspondentie met werknemers, zoals waarschuwingen of afspraken.
2. Digitaliseer je administratie
Overweeg om je personeelsadministratie te digitaliseren. Dit biedt niet alleen meer overzicht, maar maakt het ook eenvoudiger om gegevens te beveiligen en te delen. Let hierbij op de volgende punten:
- Gebruik een beveiligd HR-systeem dat voldoet aan de AVG.
- Zorg dat alle gegevens correct en volledig worden gedigitaliseerd.
- Bewaar belangrijke documenten, zoals arbeidsovereenkomsten, ook in papieren vorm vanwege de hogere bewijskracht.
3. Stel duidelijke processen in
Definieer heldere procedures voor veelvoorkomende HR-taken, zoals:
- Het onboarden van nieuwe medewerkers.
- Het verwerken van verlofaanvragen.
- Het registreren van ziekteverzuim.
- Het wijzigen van arbeidsvoorwaarden.
4. Betrek de ondernemingsraad (OR)
Als je wijzigingen wilt doorvoeren in de manier waarop personeelsgegevens worden verwerkt, zoals bij digitalisering, moet je dit ter instemming voorleggen aan de OR. Dit is verplicht volgens artikel 27 lid 1 sub k van de Wet op de ondernemingsraden.
5. Beveilig persoonsgegevens
Zorg ervoor dat personeelsgegevens goed beveiligd zijn. Dit betekent onder andere:
- Toegang beperken tot geautoriseerde personen.
- Gebruik maken van versleuteling en veilige opslagmethoden.
- Regelmatig controleren of de beveiliging nog voldoet aan de AVG-eisen.
Digitalisering van personeelsdossiers
Stel, jouw organisatie besluit om de personeelsadministratie volledig te digitaliseren. Dit betekent dat alle papieren dossiers worden gescand en opgeslagen in een beveiligd HR-systeem. Voordat je hiermee begint, moet je:
- De OR om instemming vragen.
- Zorgen dat alle gegevens correct worden gedigitaliseerd.
- Een plan opstellen voor de beveiliging van digitale gegevens.
- Belangrijke documenten, zoals arbeidsovereenkomsten, voorlopig ook in papieren vorm bewaren vanwege de hogere bewijskracht.